Ik werk als managementassistente bij het ministerie van Verkeer en Waterstaat. Ik werk voor de directeur (een vrouw) en daarnaast ondersteun ik ook de rest van de afdeling.
Mijn dagelijkse werkzaamheden zien er op een dag zo uit:
- agendabeheer; (ook zorgdragen voor vergaderlocaties en vervoer);
- verzorging van de stukkenstroom;
- telefonische dienstverlening;
- planning en organisatie intern overleg;
- voorraadbeheer (met name kantoorartikelen) en het bestellen ervan;
- verlofregistratie in SAP-HRM (en het maken van periodieke managementrapportages);
- beheerder website (gegevens van vergaderingen, vergaderstukken en deelnemers aanmaken, wijzigen of verwijderen);
- mutatieverwerkingen in het systeem WinRis;
- het doorgeven van ziek- en betermeldingen aan de leiding en directe collega\'s;
- het logistieke gedeelte regelen rond de vergaderingen van de adeling.
Nou, zoals je ziet heb ik dus best een drukke baan. Ik ben wel blij dat ik bij deze afdeling niet hoef te notuleren, want daar heb ik eerlijk gezegd een onwijze hekel aan. Voordelen in deze functie: ik kan er eigenlijk geen een bedenken. Nadelen zijn er een hoop: het is te druk, je krijgt geen waardering voor je werk (mensen hebben het idee dat je eigenlijk maar de hele dag aan het niksen bent). Alle medewerkers verwachten van me dat ik hun klusjes binnen een mum van tijd heb gedaan, ze beseffen niet dat ik eigenlijk voor de directrice werk in de plaats, en daarna voor hen. Ik heb tot nu toe altijd me uiterst flexibel op te stellen, maar in de praktijk blijkt het 9 van de 10 keer onmogelijk om iedereen tevreden te stellen. We hebben sinds kort een secretaresse erbij, maar zij werkt alleen voor een secretaris van een adviescommissie. Ik ben allang blij dat zij voor hem werkt, want vroeger moest ik hem ook ondersteunen en dat was dus echt niet te doen. Ik loop nu momenteel rond met de gedachte van vakgebied te veranderen en ik weet ook al heel goed wat ik wil en hoe ik dat moet gaan bereiken. Ik moet eerlijk bekennen dat een vak als "managementassistent" of "secretaresse" weinig uitdaging biedt; het maakt in principe niet uit waar je werkzaam bent, voor 80% zul je altijd maar steeds met dezelfde saaie werkzaamheden te maken te krijgen.
|
